Можно ли поставить апостиль на копию?

Вопрос «Можно ли поставить апостиль на копию?» возникает у многих, кто сталкивается с необходимостью легализации документов для использования за рубежом. Это абсолютно закономерный вопрос, так как зачастую оригиналы важных документов (например, дипломов, свидетельств о рождении или браке) бывает нежелательно или рискованно отправлять в другие инстанции, либо сам оригинал может быть утрачен. Ответ на этот вопрос неоднозначен и зависит от типа документа, страны его происхождения и, что самое важное, от конечных требований органа, который будет этот документ принимать.

Краткий ответ: Да, апостиль можно поставить на нотариально заверенную копию документа. Однако это правило имеет строгие исключения и нюансы, несоблюдение которых приведет к тому, что легализованная копия будет непризнана за границей.

Что такое апостиль и зачем он нужен на копии?

Апостиль (от фр. apostille) — это специальный штамп, который проставляется на документы (или их нотариально заверенные копии), предназначенные для использования в странах-участницах Гаагской конвенции 1961 года. Его цель — упростить процедуру легализации, подтвердив подлинность подписи, печати и статуса должностного лица, подписавшего документ.

Проставление апостиля на копию имеет свои ключевые преимущества:

• Сохранность оригинала: Вы избегаете риска утраты или повреждения первоисточника.
• Многозадачность: С одной заверенной копии можно снять несколько копий и апостилировать их для подачи в разные инстанции одновременно.
• Удобство: Если оригинал документа находится у вас на руках и вы не хотите его никуда передавать, этот вариант становится идеальным решением.

Ключевые условия для проставления апостиля на копию

Процедура легализации копии состоит из двух основных этапов:

1. Нотариальное заверение копии. Это фундаментальное условие. Любая простая ксерокопия без подписи и печати нотариуса не может быть принята к апостилированию. Нотариус, сверяя копию с оригиналом, удостоверяет их полное соответствие и несет за это юридическую ответственность.
2. Проставление апостиля. После нотариального заверения уже сама подпись и печать нотариуса должны быть легализованы. Компетентный орган (в России это органы Министерства юстиции, МВД, Рособрнадзор и территориальные органы ЗАГС в зависимости от типа документа) проставляет апостиль на эту нотариальную копию, подтверждая, что нотариус действовал в рамках своих полномочий и его подпись подлинна.

Критически важные исключения и ограничения

Здесь кроются самые важные моменты, которые необходимо учитывать.

• Требования конечной инстанции. Это главное правило, которое перекрывает все остальные. Перед началом任何 процедуры вы должны в обязательном порядке уточнить в организации, куда вы подаете документы (вуз, работодатель, иммиграционная служба, суд), какие именно документы им нужны: апостилированные оригиналы или апостилированные нотариальные копии. Очень часто, особенно в серьезных юридических вопросах (оформление вида на жительство, брак, усыновление), иностранные органы требуют предоставления исключительно апостилированных оригиналов документов. Предоставление копии в таком случае приведет к отказу.
• Невозможность апостилирования копий консульских документов. Это железное правило. Апостиль нельзя проставить на нотариальную копию любого документа, выданного консульским учреждением. Например, если у вас на руках нотариальная копия доверенности, выданной консульством РФ в другой стране, проставить на нее апостиль будет невозможно. 
• Документы, выданные в другом государстве. Апостиль нельзя проставить на нотариальную копию документа, оригинал которого был выдан в другом государстве. Компетенция проставления апостиля всегда принадлежит стране, выдавшей оригинальный документ. Например, если у вас на руках оригинал диплома, выданный в Казахстане, и вы сделали его нотариальную копию в России, российские органы не имеют права проставить на эту копию апостиль. Апостиль на оригинал или его заверенную копию должен проставляться в этом случае органами власти Казахстана.